رفع مشکل سیو نشدن پاورپوینت و دلایل آن

چرا پاورپوینت سیو نمی شود؟ ذخیره نشدن پاورپوینت یکی از مشکلاتی است که ممکن است برای همه ما پیش بیاید. تصور کنید مدت زیادی وقت گذاشته‌ اید تا یک ارائه بی‌ نقص آماده کنید و درست در لحظه ذخیره کردن، با مشکل سیو نشدن پاورپوینت مواجه می‌ شوید. این تجربه می‌تواند بسیار ناامید کننده باشد، اما نگران نباشید، زیرا معمولا راه حل های ساده و موثری برای این موضوع وجود دارد. 

در این مطلب به آموزش حل این مشکل و رفع خطاهایی همچون موارد زیر می پردازیم: 

1. An Error Occurred while PowerPoint was saving the file.
2. Some of your fonts cannot be saved with the presentation
3. we can’t save because the file is read-only

دلایل سیو نشدن پاورپوینت

اگر هنگام ساخت پاورپوینت فایل شما ذخیره نمی‌شود، ممکن است دلایل مختلفی باعث این مشکل شده باشد. در ادامه، دلایل احتمالی و راه‌ حل‌ ها را بررسی می‌ کنیم.

1. نام یا مسیر فایل مشکل دارد.

گاهی اوقات، نام فایل یا مسیری که انتخاب کرده‌اید حاوی کاراکترهای غیرمجاز (مثل /، \، ؟ یا : ) است. برای رفع این مشکل از یک نام ساده و بدون کاراکترهای خاص استفاده کنید.

2. مشکل کمبود حافظه یا RAM محدود

• یکی از دلایل رایج ذخیره نشدن فایل ارائه این است که فضای کافی در درایوی که فایل را در آن ذخیره می کنید، وجود ندارد. در این صورت، برای رفع مشکل سیو نشدن پاورپوینت، باید فایل های غیر ضروری را پاک کنید تا فضای درایو کمی خالی شود، یا اینکه مسیر ذخیره‌ سازی را تغییر دهید و فایل را در در یک درایو دیگر save کنید.
• اگر سیستم شما قدیمی است یا RAM محدودی دارد، برنامه‌ های غیرضروری را ببندید.

3. فایل فشرده است.

ممکن است مشکل save نشدن پاورپوینت هنگامی رخ دهد که یک فایل یا قالب آماده پاورپوینت را از جایی تهیه کرده اید که درون یک فایل فشرده (ZIP یا RAR) است.

در این صورت باید پیش از شروع به ویرایش، فایل را extract نمایید و سپس فایل پاورپوینت را باز نمایید. برای خارج کردن فایل از حالت فشرده یا اصطلاحا آنزیپ کردن آن، باید نرم افزار WinRAR روی سیستم شما نصب شده باشد. سپس روی فایل zip راست کلیک کرده و گزینه Extract Here را انتخاب نمایید. 

راه حل دیگر این است که فایل را با گزینه  Save As در یک مسیر دیگر و با نام دیگر ذخیره نمایید.

4. مشکل در نرم افزار پاورپوینت

مانند هر نرم‌ افزار دیگری، پاورپوینت هم ممکن است گاهی اوقات دچار خطا و باگ شود.

• تمام فایل های پاورپوینت باز را ببندید و مجدداً فایل مورد نظر را باز کنید. 
• مطمئن شوید که از نسخه های جدید پاورپوینت استفاده می‌کنید. (حداقل از نسخه 2016 به بعد استفاده نمایید)
• در صورت نیاز، از گزینه Repair در Microsoft Office برای تعمیر نرم افزار استفاده کنید.
• شاید نرم افزار به درستی روی سیستم شما نصب نشده است. در صورتی که روش بالا جواب نداد، به منظور تست، فایل مورد نظر را ببندید و فایل دیگری را باز کنید. در صورت ذخیره نشدن پاورپوینت، آخرین راه حل این است که نرم افزار را uninstall کرده و مجددا نصب نمایید. 

5. فرمت فایل ناسازگار است.

یک دلیل ذخیره نشدن فایل پاورپوینت این است که فایل شما از منابع دیگر وارد شده است (مثل Google Slides یا Keynote)، ممکن است فرمت آن با پاورپوینت سازگار نباشد. برای رفع این مشکل، هنگام ذخیره فایل از گزینه Save As استفاده کنید و فایل را به فرمت استاندارد پاورپوینت (.pptx) ذخیره کنید.

لطفا توجه فرمایید که فقط اولین باری که فایل را ذخیره می کنید، باید بر روی گزینه Save As کلیک کنید و پس از آن، هر بار فقط کافیست روی گزینه Save کلیک نمایید.

6. مشکل در مجوزهای دسترسی

گاهی فایل در پوشه‌ ای ذخیره شده (مثلاً پوشه‌ های سیستمی) که شما اجازه ویرایش یا ذخیره آن را ندارید. در این صورت با مشکل سیو نشدن پاورپوینت مواجه می شوید. بنابراین برای رفع مشکل ذخیره نشدن پاورپوینت، فایل را به محل دیگری (مثلا دسکتاپ) منتقل کنید و سپس مجدد تلاش نمایید. 

7. فایل موقت خراب شده است

یکی دیگر از دلایلی که ممکن است با خطای An Error Occurred while PowerPoint was saving the file مواجه شوید، فایل‌ های موقت پاورپوینت است که می توانند باعث بروز مشکلاتی در روند ذخیره‌ سازی شوند.

روش اول: ابتدا پاورپوینت را ببندید و سیستم را ری‌ استارت کنید. سپس فایل را با گزینه Save As در یک مسیر جدید و با نام جدید ذخیره نمایید. 

روش دوم:

1. تمام فایل های پاورپوینت را ببندید.
2. File Explorer را با فشار دادن Win + E باز کنید.
3. برای ورود به پوشه PowerPoint TEMP، در نوار آدرس، مسیر زیر را تایپ کنید و Enter را فشار دهید. (لطفا توجه بفرمایید که به جای عبارت Your Username باید user name خودتان را قرار دهید.) 
   • C:\Users\Your Username\AppData\Roaming\Microsoft\Templates/
4. فایل های دارای پسوند “.TMP” را حذف کنید و یک بار دیگر فایل پاورپوینت خود را ذخیره کنید.

8. بد افزار یا افزونه‌ های مخرب

گاهی ویروس‌ ها و بدافزارها، و یا حتی برخی نرم افزارها و افزونه‌ های ناسازگار باعث مختل شدن روند ذخیره‌سازی و در واقع save نشدن پاورپوینت می‌ شوند.

راه‌ حل:

• سیستم خود را با آنتی‌ ویروس اسکن و بررسی کنید.
• اگر روی پاورپوینت افزونه ای نصب کرده اید، تمام افزونه‌های نصب شده را غیرفعال کنید.

اخطار فونت در هنگام سیو کردن فایل (font not available)

اگر هنگام ذخیره (save) فایل، همچون تصویر زیر با پیام “Some of your fonts cannot be saved with the presentation” رو به رو شدید، کافیست ok را بزنید و صبر کنید تا فایل ذخیره شود.

این پیام فقط یک اخطار است و آسیبی به فایل شما وارد نمی کند و خللی نیز در ذخیره شدن فایل ایجاد نخواهد کرد. البته به شرط اینکه هربار صبر کنید تا فایل به صورت کامل ذخیره شود. یعنی زمانی که با پیغام press the esc key to cancel saving the document مواجه می شوید، نباید هیچ دکمه ای را بزنید و حدودا چند ثانیه صبر کنید تا فایل کامل save شود. (در صورتی که در این مرحله، دکمه Esc یا هر دکمه دیگری را بزنید، ممکن است باعث سیو نشدن پاورپوینت شود.)

علت نمایش این هشدار: فایل مورد نظر embed شده است تا از به هم ریختگی فونت ها در سیستم های مختلف جلوگیری شود. اما برخی فونت های به کار رفته در فایل در سیستم شما وجود ندارند. البته این فونت ها معمولاً در قسمت های مهمی از ارائه شما نیز استفاده نشده اند و ممکن است فقط در برخی اشکال حاشیه یا المان های غیرمهم به کار رفته باشند و این موضوع هیچ اهمیتی ندارد.

رفع مشکل و عدم نمایش اخطار

برای اینکه هربار با زدن گزینه save، این پیام ظاهر نشود، می توانید موقتاً از مسیر (File => options => save) و مطابق تصویر زیر، تیک گزینه embed fonts in the file را بردارید و سپس ok را بزنید. 

توجه: در صورتی که پس از اتمام کار، قصد داشتید فایل را برای شخص دیگر ارسال نمایید، یا در یک سیستم دیگر باز کنید، مجددا از روش بالا، تیک گزینه Embed Fonts in the file را فعال نمایید.

 

جمع‌بندی درباره ذخیره نشدن پاورپوینت

مشکل سیو نشدن فایل پاورپوینت ممکن است دلایل مختلفی داشته باشد، اما اکثر این مشکلات با چند تغییر ساده قابل حل هستند. اگر این مشکل برای شما هم پیش آمده است، نگران نباشید؛ کافی است یکی از روش‌های بالا را امتحان کنید. به یاد داشته باشید که بهترین راه پیشگیری از این مشکلات، ذخیره‌سازی مداوم است. یعنی همیشه در طول کار، به صورت منظم و هر چند دقیقه یکبار فایل خود را ذخیره کنید و این کار را به آخر موکول نکنید تا در صورت بروز هرگونه مشکل، زمانتان هدر نرود.

مطالعه این مقاله نیز پیشنهاد می شود: دلایل و آموزش رفع مشکل باز نشدن یا غیرفعال شدن پاورپونت

 

آیا تجربه‌ ای مشابه داشته‌ اید؟ خوشحال می‌ شویم نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.